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DSGVO · Made in Germany · 24/7

Die KI-Telefonassistentin für Hausverwaltungen.

Heidi nimmt Anrufe von Mietern und Eigentümern entgegen, erkennt den Anrufer und erfasst das Anliegen – 24/7, vollautomatisch. Kompatibel mit allen gängigen CRM-Systemen und Ihrem Kalender.

In 10 Min. eingerichtet · Ohne Risiko testen
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Google Reviews
5.0 von 5 bei Google
100% DSGVO konform
100% DSGVO konform
Made & Hosted in Germany
Made & Hosted in Germany
Anruf Erkennung CRM Weiterleitung Ticket E-Mail Eingang KI-Analyse Notdienst Alert Dashboard
Heidi
Klaus Bergmann
Mieter · Musterstr. 12, 2. OG
Objekt: WEG Musterstraße 12
02:14
Heidi spricht
„Guten Tag Herr Bergmann! Es geht um einen Wasserschaden?"
„Ja, im Badezimmer läuft seit heute früh Wasser durch die Decke."
🔀
📵
🏠
Mieter erkannt
aus Mieterliste
🎫
Ticket erstellt
Domus, etg24 u.v.m.
⚡
Notdienst alarmiert
E-Mail, WhatsApp, SMS
Echte Google-Bewertungen

Echte Hausverwaltungen.
Echte Ergebnisse.

Was unsere Kunden auf Google sagen – ungefiltert, unbezahlt, überprüfbar.

★★★★★
Wir nutzen HalloHeidi seit Kurzem und sind rundum begeistert. Bereits nach wenigen Tagen haben wir festgestellt, wie viel entspannter das Telefon läuft: Kein Anruf bleibt mehr unbeantwortet, unsere Kunden fühlen sich deutlich besser betreut und das Team ist spürbar entlastet. Der Service wirkt professionell, vertrauenswürdig und passt genau zu dem, was versprochen wird. Absolute Empfehlung.
B
Bife
7 Rezensionen · vor 5 Monaten
Google
★★★★★
Wir sind mehr als zufrieden. Auch unsere Kunden haben Hallo Heidi immer positiv bewertet. Ich kann und werde Hallo Heidi immer weiter empfehlen. Auch danke für die sehr gute Zusammenarbeit. Kurz und knapp: 10 von 5 Sternen!!
PK
Patrick Köllner
Local Guide · 121 Rezensionen
Google
★★★★★
Schnelles, unkompliziertes Onboarding. Kurze Wege, hohe Individualisierung. Fazit nach 3 Monaten: läuft besser als erwartet, entlastet das Backoffice täglich und kommt auch bei unseren Kunden gut an.
RM
Rouven Moisel
Local Guide · 6 Rezensionen
Google
★★★★★
Wir waren dabei HalloHeidi bei uns im Unternehmen (Holzwarth Fenster und Türen) einzurichten. Die Betreuung während der Testphase war sehr gut, auf alle Fragen und Wünsche wurde eingegangen und wir mussten nie lange auf Antwort warten. Vielen Dank an das Team von HalloHeidi!
MH
Markus Hummel
Holzwarth Fenster und Türen
Google
★★★★★
Wir verwenden HalloHeidi als erste Ansprechpartnerin für Anrufe bei uns im Büro. Wir nutzen HalloHeidi nun schon lange und sind sehr zufrieden. Eine super Entlastung bei der Erstannahme und Infosammlung von Anrufen.
PF
Philipp Frech
8 Rezensionen · vor 4 Monaten
Google
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Live erleben

Lassen Sie Heidi Sie anrufen.

Warum lesen, wenn Sie es selbst hören können? Geben Sie Ihre Nummer ein – Heidi ruft Sie in unter 60 Sekunden an und zeigt Ihnen live, wie sie für Ihre Hausverwaltung arbeitet.

1
Nummer eingeben – kein Name, keine E-Mail nötig
2
Heidi ruft an und stellt sich vor – Sie hören wie natürlich sie klingt
3
Im Gespräch kann Heidi direkt einen Beratungstermin buchen
Heidi ruft Sie gleich an
100% kostenlos · Einmaliger Anruf
100% DSGVO Keine Weitergabe Einmaliger Kontakt

Heidi ruft Sie gleich an!

Halten Sie Ihr Handy bereit – der Anruf kommt in unter 60 Sekunden.
Im Anschluss erhalten Sie eine WhatsApp-Nachricht mit allen Infos.

DAS PROBLEM
Ihr Telefon klingelt. Und klingelt. Und klingelt.
Hausverwaltungen mit 1.000 Wohneinheiten erhalten durchschnittlich 300 Anrufe pro Monat. Viele davon außerhalb der Bürozeiten.
Überlastung

Überlastete Mitarbeiter

30 % der Arbeitszeit geht für Routineanrufe verloren – Zeit, die Ihr Team besser für komplexe Anliegen nutzen sollte.

30% der Arbeitszeit
für Routineanrufe
Erreichbarkeit

Keine Erreichbarkeit nachts

Wasserrohrbruch um 23 Uhr? Heizungsausfall am Wochenende? Ohne 24/7-Lösung gehen Notfälle verloren – und Mieter werden unruhig.

300 Anrufe pro Monat
bei 1.000 Einheiten
Dokumentation

Manuelle Dokumentation

Notizen per Hand, Tickets nachträglich einpflegen, E-Mails weiterleiten – fehleranfällig und zeitintensiv für Ihr gesamtes Team.

0 davon müssen
mit Heidi manuell sein
SO FUNKTIONIERT ES
Ein Anruf. Alles automatisch
Hausverwaltungen mit 1.000 Wohneinheiten erhalten durchschnittlich 300 Anrufe pro Monat. Viele davon außerhalb der Bürozeiten.
1

Anruf eingehend

Heidi nimmt sofort ab – 24/7, kein Warteton

2

Anrufer erkennen

Abgleich mit Mieter- und Eigentümerliste

3

Anliegen erfassen

Natürliches KI-Gespräch, strukturiert aufgenommen

4

KI klassifiziert

Typ erkennen, sofort zur richtigen Aktion

Heidi handelt automatisch

Notfall

Sofortweiterleitung an Notdienst mit SMS-Alert

Schadensmeldung

Ticket ins CRM, E-Mail an das zuständige Team

Terminwunsch

Direkte Buchung in Outlook oder Google Calendar

Frage

Sofortantwort aus Wissensbasis – kein Mensch nötig

Jeder Anruf endet mit einer vollständigen Zusammenfassung im Dashboard, per E-Mail und direkt im CRM – ohne manuellen Aufwand.
FUNKTIONEN
Alles, was Hausverwaltungen brauchen.
Heidi ist nicht irgendein Telefonbot – sie wurde für die komplexen Anforderungen der Immobilienverwaltung entwickelt.
Kernfunktion
Mieter & Eigentümer erkennen

Heidi greift auf Ihre hinterlegte Liste zu und begrüßt Anrufer persönlich – automatische Identifizierung anhand der Rufnummer.

  • Import aus DOMUS, etg24, iDWELL & Weiteren
  • Objekt- und Einheit-Zuordnung
  • Anrufhistorie je Mieter
CRM-Integration
Automatische Ticket-Erstellung

Jedes Anliegen wird strukturiert erfasst und direkt als Ticket in Ihrem Verwaltungssystem angelegt. Kein manuelles Nachtragen mehr.

  • Native Unterstützung von DOMUS, etg24, iDWELL u.v.m.
  • CRM Ticketsysteme, Anbindung aller gängigen Systeme
  • E-Mail-Zusammenfassung an Mitarbeiter
Intelligente Weiterleitung
Regelbasierte Gesprächssteuerung

Sie definieren, wann und an wen Heidi weiterleitet. Notfall-Regeln, Zeitfenster, Zuständigkeit nach Objekt oder Mitarbeiter.

  • Notdienst-Weiterleitung bei Notfall-Keywords
  • Mitarbeiter-Routing nach Objekt/Zuständigkeit
  • Blackout-Zeiten und Verfügbarkeitsfenster
Dashboard
Ihr eigenes Verwaltungs-Dashboard

Alle Anrufe, Tickets und Einstellungen an einem Ort. Sie sehen live, was Heidi macht – und können jederzeit selbst eingreifen.

  • Gesprächsprotokolle in Echtzeit
  • Anrufstatistiken und Auswertungen
  • Eigene Konfiguration ohne IT-Kenntnisse
Automatisierung
Mehr als nur Telefon

Nach dem Anruf schaltet sich die volle Automatisierungs-Pipeline ein: WhatsApp, E-Mail, Newsletter – was auch immer Ihr Workflow braucht.

  • WhatsApp-Chatbot optional zubuchbar
  • E-Mail-Automatisierung
  • Individuelle Workflow-Erweiterungen
Verfügbarkeit
24/7 – auch am Wochenende

Heidi schläft nicht. Notfälle werden sofort erkannt und eskaliert, Routine-Anliegen morgens gesammelt weitergegeben.

  • Unbegrenzte parallele Anrufe
  • Automatische Notfall-Erkennung
  • Sprachnachrichten als Fallback
ANRUF‒LOGIK
Wie Heidi einen Anruf verarbeitet
Ein Blick unter die Haube – so trifft Heidi die richtigen Entscheidungen in Echtzeit. Ganz nach Ihren Anforderungen und Wünschen. Entweder selbst eingerichtet im Dashboard oder individuell durch unseren Support.
Anruf eingehend
Nummer in Mieterliste?
Ja – persönliche Begrüßung
Nein – allgemeine Begrüßung
Anliegen erfasst
Typ erkennen
Notfall – Sofort-Weiterleitung
Schadensmeldung – Ticket CRM
Terminwunsch – Kalender-Buchung
Frage – Direkte Antwort
Zusammenfassung
Dashboard
E-Mail ans Team
Protokoll CRM
DASHBOARD
Ihr Kontrollzentrum
Behalten Sie den Überblick über alle Anrufe, Tickets und Einstellungen – selbst konfigurierbar, ohne IT-Kenntnisse. Aber: Sie müssen das Dashboard nicht einmal öffnen, wenn Sie nicht möchten. Wir richten alles für Sie ein – von der Stimme über die Gesprächslogik bis zur CRM-Anbindung.
PRICING
Transparent. Skalierbar. Fair.
Alle Pakete beinhalten 7 Tage kostenlose Testphase, sind nach 3 Monaten monatlich kündbar (30 Tage) und gelten für eine Leitung. Preise zzgl. MwSt. 📞 Inbound · KI-Telefonassistenz
S-Einsteiger
€ 99 pro Monat
jährlich: € 1.050,-
Kostenlos testen
M-Team
€ 199 pro Monat
jährlich: € 2.190,-
Kostenlos testen
L-Business
€ 349 pro Monat
Jährlich: € 3.790,-
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XL
€ 549 pro Monat
Jährlich: € 5.990,-
Kostenlos testen
DAS TEAM
Gebaut von Praktikern
Dr. Johannes Odenkirchen, Johannes Wirth und Daniel Nowag gründeten HalloHeidi 2025 in Düsseldorf – mit einem klaren Ziel: Unternehmen durch KI und Automatisierung spürbar entlasten. Wirth und Nowag bringen langjährige Erfahrung in Marketing, Vertrieb und Unternehmensaufbau mit. Gemeinsam haben sie bereits eine Unternehmensberatung aufgebaut, die heute über 500 Betriebe aus Industrie und Handwerk beim Wachstum begleitet. Dr. Odenkirchen verantwortet die technische Plattform und bringt tiefgreifende Expertise in Künstlicher Intelligenz und Automatisierung mit. Gemeinsam entwickeln wir eine Lösung, die eingehende Kommunikation strukturiert erfasst, intelligent verarbeitet und manuelle Arbeit konsequent reduziert – damit Ihr Team sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.
Starten Sie jetzt ohne Risiko und Aufwand
Testen Sie HalloHeidi 7 Tage kostenlos und überzeugen Sie sich selbst. Keine Umstellung, keine neuen Prozesse – aber mehr Zeit für Ihre wichtigen Aufgaben. Unsere Experten richten Heidi nach Ihren Vorstellungen für Sie ein - auch in der kostenlosen Testphase.
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Call Center
Häufig gestellte Fragen
Wie funktioniert der KI-Call Agent genau?
Muss ich meine Telefonanlage dafür umstellen?
Was passiert, wenn der KI-Call Agent eine Frage nicht beantworten kann?
Ist der KI-Call Agent rund um die Uhr erreichbar?
Welche Fragen kann die KI automatisch beantworten?
Kann der KI-Call Agent auch auf meine bestehenden Systeme zugreifen?
Ist das System DSGVO-konform?
Wie lange dauert die Einrichtung?
Wie viel kostet der KI-Call Agent?
Kann ich den KI-Call Agent testen, bevor ich mich entscheide?
In welchen Branchen kann der KI-Call Agent eingesetzt werden?
Kann der KI-Call Agent auch Outbound-Anrufe tätigen?
Wir funktioniert die Testphase?
Was passiert, wenn mehrere Anrufe gleichzeitig eingehen?
Wie kann ich starten?
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Verpassen Sie keinen wichtigen Anruf mehr! Mit unserem KI-Call Agent bleiben Sie jederzeit erreichbar – auch wenn Sie gerade im Termin, auf der Baustelle oder mit anderen Aufgaben beschäftigt sind. Keine verpassten Kundenanfragen, keine überlasteten Mitarbeiter, keine komplizierten Prozesse.
Unser System nimmt Anrufe entgegen, beantwortet häufige Fragen, erstellt Rückrufbitten und leitet wichtige Informationen direkt an Ihr Team weiter. So wissen Sie immer, worum es geht – und können zurückrufen, wenn es passt.
Die Einrichtung ist denkbar einfach: Eine kurze Bestandsaufnahme, welche Aufgaben die KI übernehmen soll, und dann wird Ihr Telefon einfach weitergeleitet. Keine aufwendige Software, kein zusätzlicher Aufwand – alles bleibt, wie es ist, nur effizienter.
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