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DSGVO · Made in Germany · 24/7

Die KI-Telefonassistentin für Hausverwaltungen.

Heidi nimmt Anrufe von Mietern und Eigentümern entgegen, erkennt den Anrufer und erfasst das Anliegen – 24/7, vollautomatisch. Kompatibel mit allen gängigen CRM-Systemen und Ihrem Kalender.

In 10 Min. eingerichtet · Ohne Risiko testen
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Google Reviews
5.0 von 5 bei Google
100% DSGVO konform
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Made & Hosted in Germany
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Eingehender Anruf
+49 152 ••• 7421
Demo startet automatisch …
CM
+49 152 ••• 7421
Unbekannter Anrufer
LIVE 00:00
Heidi spricht
heidi.hub / tickets / #2847
Ticket #2847
Wird live während des Anrufs befüllt…
⚡ NOTFALL
Anrufer
wartet auf Anruf…
Objekt
—
Anliegen
—
Schweregrad
—
Sofortmaßnahme
—
Handwerker
—
Warten auf Anruf
Heute · 09:23
Echte Google-Bewertungen

Echte Hausverwaltungen.
Echte Ergebnisse.

Was unsere Kunden auf Google sagen – ungefiltert, unbezahlt, überprüfbar.

★★★★★
Wir nutzen HalloHeidi seit Kurzem und sind rundum begeistert. Bereits nach wenigen Tagen haben wir festgestellt, wie viel entspannter das Telefon läuft: Kein Anruf bleibt mehr unbeantwortet, unsere Kunden fühlen sich deutlich besser betreut und das Team ist spürbar entlastet. Der Service wirkt professionell, vertrauenswürdig und passt genau zu dem, was versprochen wird. Absolute Empfehlung.
B
Bife
7 Rezensionen · vor 5 Monaten
Google
★★★★★
Wir sind mehr als zufrieden. Auch unsere Kunden haben Hallo Heidi immer positiv bewertet. Ich kann und werde Hallo Heidi immer weiter empfehlen. Auch danke für die sehr gute Zusammenarbeit. Kurz und knapp: 10 von 5 Sternen!!
PK
Patrick Köllner
Local Guide · 121 Rezensionen
Google
★★★★★
Schnelles, unkompliziertes Onboarding. Kurze Wege, hohe Individualisierung. Fazit nach 3 Monaten: läuft besser als erwartet, entlastet das Backoffice täglich und kommt auch bei unseren Kunden gut an.
RM
Rouven Moisel
Local Guide · 6 Rezensionen
Google
★★★★★
Wir waren dabei HalloHeidi bei uns im Unternehmen (Holzwarth Fenster und Türen) einzurichten. Die Betreuung während der Testphase war sehr gut, auf alle Fragen und Wünsche wurde eingegangen und wir mussten nie lange auf Antwort warten. Vielen Dank an das Team von HalloHeidi!
MH
Markus Hummel
Holzwarth Fenster und Türen
Google
★★★★★
Wir verwenden HalloHeidi als erste Ansprechpartnerin für Anrufe bei uns im Büro. Wir nutzen HalloHeidi nun schon lange und sind sehr zufrieden. Eine super Entlastung bei der Erstannahme und Infosammlung von Anrufen.
PF
Philipp Frech
8 Rezensionen · vor 4 Monaten
Google
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Live erleben

Lassen Sie Heidi Sie anrufen.

Warum lesen, wenn Sie es selbst hören können? Geben Sie Ihre Nummer ein – Heidi ruft Sie in unter 60 Sekunden an und zeigt Ihnen live, wie sie für Ihre Hausverwaltung arbeitet.

1
Nummer eingeben – kein Name, keine E-Mail nötig
2
Heidi ruft an und stellt sich vor – Sie hören wie natürlich sie klingt
3
Im Gespräch kann Heidi direkt einen Beratungstermin buchen
Heidi ruft Sie gleich an
100% kostenlos · Einmaliger Anruf
+49
Aktuell nur deutsche Nummern möglich
100% DSGVO Keine Weitergabe Einmaliger Kontakt

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Halten Sie Ihr Handy bereit – der Anruf kommt in unter 60 Sekunden.
Im Anschluss erhalten Sie eine WhatsApp-Nachricht mit allen Infos.

Case Study

Wie Heidi 800 Anrufe pro Monat vollautomatisch verarbeitet.

Ein Blick hinter die Kulissen einer mittelständischen Hausverwaltung mit 3.600 Einheiten – und wie Heidi ihren Alltag verändert hat.

Hausverwaltung Nikolai
Kunde seit Anfang 2025
Haus- und Grundstücksverwaltung Nikolai GmbH
Aktive Hausverwaltung
800+
Anrufe pro Monat
automatisch verarbeitet
3.600
verwaltete Einheiten
24/7
erreichbar – auch nachts
0
verpasste Anrufe seit Heidi
Vorher / Nachher

Vom Dauerklingeln zur spürbaren Ruhe.

Bei der Hausverwaltung Nikolai mit ihren 3.600 Einheiten war das Telefon vor Heidi ein permanenter Belastungsfaktor. Mieter und Eigentümer riefen rund um die Uhr an – mit Schadensmeldungen, Rückfragen, Terminwünschen.

Heute ist es still im Büro. Heidi nimmt jeden Anruf entgegen, erkennt anhand der Adresse welcher Mitarbeiter zuständig ist und leitet das Anliegen direkt an die richtige Stelle. Die Mitarbeiter bekommen strukturierte Tickets statt Anruf-Stress – und können endlich konzentriert arbeiten.

"Vorher klingelte das Telefon rund um die Uhr. Seit Heidi da ist – klingelt es gar nicht mehr. Und trotzdem bekommen wir jedes Anliegen sofort an die richtige Stelle. Meine Mitarbeiter können endlich in Ruhe arbeiten."
FN
Fabian Nikolai
Geschäftsführer · Hausverwaltung Nikolai GmbH
So funktioniert es

Ein Anruf. Alles automatisch.

Heidi nimmt jeden Anruf entgegen, erkennt das Anliegen und leitet die richtige Aktion ein – vollautomatisch und ohne Wartezeit.

heidi.engine // 10 Anrufe gleichzeitig · 24/7 · 0 Sek. Wartezeit
01
Anruf eingehend
Heidi nimmt sofort ab – 24/7, kein Warteton
02
Anrufer erkennen
Abgleich mit Mieter- und Eigentümerliste
03
Anliegen erfassen
Natürliches KI-Gespräch, strukturiert
04
KI klassifiziert
Typ erkennen, sofort zur richtigen Aktion
Heidi handelt automatisch
Notfall
Sofortweiterleitung an Notdienst + SMS-Alert
Schadensmeldung
Ticket ins CRM, E-Mail an zuständiges Team
Terminwunsch
Direkte Buchung in Outlook / Google Calendar
Frage
Sofortantwort aus Wissensbasis – kein Mensch
Jeder Anruf endet mit einer vollständigen Zusammenfassung – Dashboard, E-Mail und direkt im CRM, ohne manuellen Aufwand.
DOMUS idwell etg24 + u.v.m.
FUNKTIONEN
Alles, was Hausverwaltungen brauchen.
Heidi ist nicht irgendein Telefonbot – sie wurde für die komplexen Anforderungen der Immobilienverwaltung entwickelt.
Kernfunktion
Mieter & Eigentümer erkennen

Heidi greift auf Ihre hinterlegte Liste zu und begrüßt Anrufer persönlich – automatische Identifizierung anhand der Rufnummer.

  • Import aus DOMUS, etg24, iDWELL & Weiteren
  • Objekt- und Einheit-Zuordnung
  • Anrufhistorie je Mieter
CRM-Integration
Automatische Ticket-Erstellung

Jedes Anliegen wird strukturiert erfasst und direkt als Ticket in Ihrem Verwaltungssystem angelegt. Kein manuelles Nachtragen mehr.

  • Native Unterstützung von DOMUS, etg24, iDWELL u.v.m.
  • CRM Ticketsysteme, Anbindung aller gängigen Systeme
  • E-Mail-Zusammenfassung an Mitarbeiter
Intelligente Weiterleitung
Regelbasierte Gesprächssteuerung

Sie definieren, wann und an wen Heidi weiterleitet. Notfall-Regeln, Zeitfenster, Zuständigkeit nach Objekt oder Mitarbeiter.

  • Notdienst-Weiterleitung bei Notfall-Keywords
  • Mitarbeiter-Routing nach Objekt/Zuständigkeit
  • Blackout-Zeiten und Verfügbarkeitsfenster
Dashboard
Ihr eigenes Verwaltungs-Dashboard

Alle Anrufe, Tickets und Einstellungen an einem Ort. Sie sehen live, was Heidi macht – und können jederzeit selbst eingreifen.

  • Gesprächsprotokolle in Echtzeit
  • Anrufstatistiken und Auswertungen
  • Eigene Konfiguration ohne IT-Kenntnisse
Automatisierung
Mehr als nur Telefon

Nach dem Anruf schaltet sich die volle Automatisierungs-Pipeline ein: WhatsApp, E-Mail, Newsletter – was auch immer Ihr Workflow braucht.

  • WhatsApp-Chatbot optional zubuchbar
  • E-Mail-Automatisierung
  • Individuelle Workflow-Erweiterungen
Verfügbarkeit
24/7 – auch am Wochenende

Heidi schläft nicht. Notfälle werden sofort erkannt und eskaliert, Routine-Anliegen morgens gesammelt weitergegeben.

  • Unbegrenzte parallele Anrufe
  • Automatische Notfall-Erkennung
  • Sprachnachrichten als Fallback
Anruf-Logik

Wie Heidi einen Anruf verarbeitet

Ein Blick unter die Haube – so trifft Heidi die richtigen Entscheidungen in Echtzeit. Ganz nach Ihren Anforderungen, selbst eingerichtet im Dashboard oder durch unseren Support.

logic.config// frei konfigurierbar · Regeln, Routing und Begrüßung individuell anpassbar
1 Begrüßung
Anruf eingehend
Nummer in Mieterliste?
Ja – persönliche Begrüßung
Nein – allgemeine Begrüßung
2 Klassifizierung
Anliegen erfasst
Typ erkennen
Notfall – Sofort-Weiterleitung
Schadensmeldung – Ticket ins CRM
Terminwunsch – Kalender-Buchung
Frage – Direkte Antwort
3 Nachbereitung – jeder Anruf, vollautomatisch
Zusammenfassung
Dashboard
E-Mail ans Team
Protokoll im CRM
DASHBOARD
Ihr Kontrollzentrum
Behalten Sie den Überblick über alle Anrufe, Tickets und Einstellungen – selbst konfigurierbar, ohne IT-Kenntnisse. Aber: Sie müssen das Dashboard nicht einmal öffnen, wenn Sie nicht möchten. Wir richten alles für Sie ein – von der Stimme über die Gesprächslogik bis zur CRM-Anbindung.
Transparente Preise · Keine Überraschungen
14 Tage kostenlos testen

Faires Pricing.
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Testen Sie HalloHeidi 14 Tage kostenlos und unverbindlich. Sie zahlen erst, wenn die Testphase endet — und entscheiden in Ruhe, ob Sie dauerhaft weitermachen.

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Einrichtung 149 € optional
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  • Inklusive
  • 24/7 KI-Telefonassistent
  • Hausverwaltungs-Use-Cases
  • Automatische Ticketerstellung
  • Gesprächs-Zusammenfassungen
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  • 10 Anrufe gleichzeitig
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  • 2.000 Freiminuten / Monat
  • Niedrigster Mehrminutenpreis
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Alle Pakete beginnen mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase. Sie zahlen erst, wenn die Testphase endet. Wenn das Kontingent nicht reicht: Mehrminuten ab 0,35 €/Min. je nach Paket. Zusätzliche Support-Stunden über das Inklusiv-Kontingent hinaus: 100 €/Stunde — oder Self-Service im Dashboard. Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt.

DAS TEAM
Gebaut von Praktikern
Dr. Johannes Odenkirchen, Johannes Wirth und Daniel Nowag gründeten HalloHeidi 2025 in Düsseldorf – mit einem klaren Ziel: Unternehmen durch KI und Automatisierung spürbar entlasten. Wirth und Nowag bringen langjährige Erfahrung in Marketing, Vertrieb und Unternehmensaufbau mit. Gemeinsam haben sie bereits eine Unternehmensberatung aufgebaut, die heute über 500 Betriebe aus Industrie und Handwerk beim Wachstum begleitet. Dr. Odenkirchen verantwortet die technische Plattform und bringt tiefgreifende Expertise in Künstlicher Intelligenz und Automatisierung mit. Gemeinsam entwickeln wir eine Lösung, die eingehende Kommunikation strukturiert erfasst, intelligent verarbeitet und manuelle Arbeit konsequent reduziert – damit Ihr Team sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.
Starten Sie jetzt ohne Risiko und Aufwand
Testen Sie HalloHeidi 14 Tage kostenlos und überzeugen Sie sich selbst. Keine Umstellung, keine neuen Prozesse – aber mehr Zeit für Ihre wichtigen Aufgaben. Unsere Experten richten Heidi nach Ihren Vorstellungen für Sie ein - auch in der kostenlosen Testphase.
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Häufig gestellte Fragen
Wie funktioniert der KI-Call Agent genau?
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Wir funktioniert die Testphase?
Was passiert, wenn mehrere Anrufe gleichzeitig eingehen?
Wie kann ich starten?

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