Ihre Hausverwaltung
Immer erreichbar.
Vollständig automatisiert.
Heidi nimmt Anrufe von Mietern und Eigentümern rund um die Uhr entgegen, erkennt den Anrufer, erfasst das Anliegen – und leitet direkt ins CRM weiter. Inklusive intelligenter Anbindung aller gängien CRMs.
7 Tage kostenlos testen – ohne Kreditkarte
Individuelle Einrichtung durch unser Team
DSGVO-konform, Server in Deutschland
DAS PROBLEM
Ihr Telefon klingelt. Und klingelt. Und klingelt
Hausverwaltungen mit 1.000 Wohneinheiten erhalten durchschnittlich 300 Anrufe pro Monat. Viele davon außerhalb der Bürozeiten.
Überlastete Mitarbeiter
30 % der Arbeitszeit geht für Routineanrufe verloren – Zeit, die Ihr Team besser für komplexe Anliegen nutzen sollte.
Keine Erreichbarkeit nachts
Wasserrohrbruch um 23 Uhr? Heizungsausfall am Wochenende? Ohne 24/7-Lösung gehen Notfälle verloren – und Mieter werden unruhig.
Manuelle Dokumentation
Notizen per Hand, Tickets nachträglich einpflegen, E-Mails weiterleiten – fehleranfällig und zeitintensiv für Ihr gesamtes Team.
SO FUNKTIONIERT ES
Ein Anruf. Alles automatisch
Hausverwaltungen mit 1.000 Wohneinheiten erhalten durchschnittlich 300 Anrufe pro Monat. Viele davon außerhalb der Bürozeiten.
1
Anruf eingehend
Heidi nimmt sofort ab – 24/7, kein Warteton
2
Anrufer erkennen
Abgleich mit Mieter- und Eigentümerliste
3
Anliegen erfassen
Natürliches KI-Gespräch, strukturiert aufgenommen
4
KI klassifiziert
Typ erkennen, sofort zur richtigen Aktion
Heidi handelt automatisch
Notfall
Sofortweiterleitung an Notdienst mit SMS-Alert
Schadensmeldung
Ticket ins CRM, E-Mail an das zuständige Team
Terminwunsch
Direkte Buchung in Outlook oder Google Calendar
Frage
Sofortantwort aus Wissensbasis – kein Mensch nötig
Jeder Anruf endet mit einer vollständigen Zusammenfassung im Dashboard, per E-Mail und direkt im CRM – ohne manuellen Aufwand.
FUNKTIONEN
Alles, was Hausverwaltungen brauchen.
Heidi ist nicht irgendein Telefonbot – sie wurde für die komplexen Anforderungen der Immobilienverwaltung entwickelt.
Kernfunktion
Mieter & Eigentümer erkennen
Heidi greift auf Ihre hinterlegte Liste zu und begrüßt Anrufer persönlich – automatische Identifizierung anhand der Rufnummer.
- Import aus Domus, etg24, iDWELL & Weiteren
- Objekt- und Einheit-Zuordnung
- Anrufhistorie je Mieter
CRM-Integration
Automatische Ticket-Erstellung
Jedes Anliegen wird strukturiert erfasst und direkt als Ticket in Ihrem Verwaltungssystem angelegt. Kein manuelles Nachtragen mehr.
- Native Unterstützung von DOMUS, etg24, iDWELL u.v.m.
- CRM Ticketsyste, Anbinsung aller gängigen Systeme
- E-Mail-Zusammenfassung an Mitarbeiter
Intelligente Weiterleitung
Regelbasierte Gesprächssteuerung
Sie definieren, wann und an wen Heidi weiterleitet. Notfall-Regeln, Zeitfenster, Zuständigkeit nach Objekt oder Mitarbeiter.
- Notdienst-Weiterleitung bei Notfall-Keywords
- Mitarbeiter-Routing nach Objekt/Zuständigkeit
- Blackout-Zeiten und Verfügbarkeitsfenster
Dashboard
Ihr eigenes Verwaltungs-Dashboard
Alle Anrufe, Tickets und Einstellungen an einem Ort. Sie sehen live, was Heidi macht – und können jederzeit selbst eingreifen.
- Gesprächsprotokolle in Echtzeit
- Anrufstatistiken und Auswertungen
- Eigene Konfiguration ohne IT-Kenntnisse
Automatisierung
Mehr als nur Telefon
Nach dem Anruf schaltet sich die volle Automatisierungs-Pipeline ein: WhatsApp, E-Mail, Newsletter – was auch immer Ihr Workflow braucht.
- WhatsApp-Chatbot optional zubuchbar
- E-Mail-Automatisierung
- Individuelle Workflow-Erweiterungen
Verfügbarkeit
24/7 – auch am Wochenende
Heidi schläft nicht. Notfälle werden sofort erkannt und eskaliert, Routine-Anliegen morgens gesammelt weitergegeben.
- Unbegrenzte parallele Anrufe
- Automatische Notfall-Erkennung
- Sprachnachrichten als Fallback
ANRUF‒LOGIK
Wie Heidi einen Anruf verarbeitet
Ein Blick unter die Haube – so trifft Heidi die richtigen Entscheidungen in Echtzeit.
Anruf eingehend
Nummer in Mieterliste?
Ja – persönliche Begrüßung
Nein – allgemeine Begrüßung
Anliegen erfasst
Typ erkennen
Notfall – Sofort-Weiterleitung
Schadensmeldung – Ticket CRM
Terminwunsch – Kalender-Buchung
Frage – Direkte Antwort
Zusammenfassung
Dashboard
E-Mail ans Team
Protokoll CRM
DASHBOARD
Ihr Kontrollzentrum
Das HalloHeidi-Dashboard gibt Ihnen die volle Kontrolle über Ihre KI-Telefonassistenz – ohne IT-Kenntnisse. Sie wählen die Stimme von Heidi, passen Weiterleitungsregeln an, verwalten offene Aufgaben und buchen bei Bedarf direkt einen Beratungstermin.
Aber: Sie müssen das Dashboard nicht einmal öffnen, wenn Sie nicht möchten. Wir richten alles für Sie ein – von der Stimme über die Gesprächslogik bis zur CRM-Anbindung. Und der laufende Betrieb funktioniert vollständig über automatische E-Mail-Zusammenfassungen. Heidi arbeitet, Sie bekommen die Ergebnisse – fertig.
Wer tiefer einsteigen möchte, findet ein intuitives Kontrollzentrum mit allem was nötig ist. Wer lieber delegiert, hat ein Team im Rücken das jederzeit übernimmt. Beides ist richtig.
ANRUF‒LOGIK
Transparent. Skalierbar. Fair.
Alle Pakete beinhalten 7 Tage kostenlose Testphase, sind nach 3 Monaten monatlich kündbar (30 Tage) und gelten für eine Leitung. Preise zzgl. MwSt.
📞 Inbound · KI-Telefonassistenz
DAS TEAM
Gebaut von Praktikern
Dr. Johannes Odenkirchen, Johannes Wirth und Daniel Nowag gründeten HalloHeidi 2025 in Düsseldorf – mit einem klaren Ziel: Unternehmen durch KI und Automatisierung spürbar entlasten.
Wirth und Nowag bringen langjährige Erfahrung in Marketing, Vertrieb und Unternehmensaufbau mit. Gemeinsam haben sie bereits eine Unternehmensberatung aufgebaut, die heute über 500 Betriebe aus Industrie und Handwerk beim Wachstum begleitet. Dr. Odenkirchen verantwortet die technische Plattform und bringt tiefgreifende Expertise in Künstlicher Intelligenz und Automatisierung mit.
Gemeinsam entwickeln wir eine Lösung, die eingehende Kommunikation strukturiert erfasst, intelligent verarbeitet und manuelle Arbeit konsequent reduziert – damit Ihr Team sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.
Was macht HalloHeidi anders?
Heidi nimmt Anrufe von Mietern entgegen, beantwortet häufige Fragen, erfasst Anliegen wie Schadenmeldungen oder Rückrufwünsche und informiert automatisch die zuständigen Mitarbeiter. So bleibt Ihre Hausverwaltung jederzeit erreichbar – ohne zusätzlichen Aufwand für Ihr Team.
24/7 erreichbar – auch außerhalb der Bürozeiten
Mieteranrufe automatisch erkennen und Anliegen qualifizieren
Schadenmeldungen erfassen und bei Bedarf an Notdienste weiterleiten
Gesprächszusammenfassungen direkt an die zuständige Abteilung
Integration in bestehende Systeme und Workflows
Starten Sie jetzt
ohne Risiko und Aufwand
Testen Sie HalloHeidi 7 Tage kostenlos und überzeugen Sie sich selbst. Keine Umstellung, keine neuen Prozesse – aber mehr Zeit für Ihre wichtigen Aufgaben. Unsere Experten richten Heidi nach Ihren Vorstellungen für Sie ein - auch in der kostenlosen Testphase.
Weitere Branchen
Handwerksbetriebe
Online Shops
KFZ-Werkstätten
Gastronomie / Hotels
Arztpraxen und Physios
Call Center
Häufig gestellte Fragen
Wie funktioniert der KI-Call Agent genau?
Unser KI-Call Agent nimmt eingehende Anrufe an, beantwortet häufige Fragen, erstellt Rückrufbitten und leitet wichtige Anliegen an die richtige Abteilung weiter. Die Zusammenfassungen werden Ihnen per E-Mail oder direkt in Ihr To-Do-System gesendet, sodass Sie jederzeit den Überblick behalten.
Muss ich meine Telefonanlage dafür umstellen?
Nein! Sie müssen nichts an Ihrer bestehenden Infrastruktur ändern. Es reicht, wenn Sie eine einfache Anrufweiterleitung einrichten, sodass alle Anrufe an unseren KI-Call Agent weitergeleitet werden. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten.
Was passiert, wenn der KI-Call Agent eine Frage nicht beantworten kann?
Falls unser System eine Anfrage nicht automatisch beantworten kann, wird eine Rückrufbitte mit allen relevanten Informationen erstellt und an Sie weitergeleitet. So können Sie sich perfekt vorbereitet beim Kunden melden.
Ist der KI-Call Agent rund um die Uhr erreichbar?
Ja! Der KI-Call Agent ist 24/7 verfügbar, auch nach Feierabend, an Wochenenden oder Feiertagen. Kein Kunde muss mehr warten oder mehrfach anrufen, um jemanden zu erreichen.
Welche Fragen kann die KI automatisch beantworten?
Unser KI-Call Agent kann:
✔ Informationen zu Öffnungszeiten, Standorten und Ansprechpartnern bereitstellen
✔ Allgemeine Fragen zu Dienstleistungen oder Produkten beantworten
✔ Termine vormerken oder Anfragen entgegennehmen
✔ Rückrufbitten aufnehmen und an Ihr Team weiterleiten
Falls eine spezielle Anfrage eingeht, wird diese automatisch an den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet.
Kann der KI-Call Agent auch auf meine bestehenden Systeme zugreifen?
Ja, unser System kann in viele bestehende CRM- oder Ticket-Systeme integriert werden. Dadurch können Anfragen und Rückrufnotizen direkt dort hinterlegt werden, wo Sie sie benötigen.
Ist das System DSGVO-konform?
Ja! Datenschutz und Sicherheit haben höchste Priorität. Alle Daten werden DSGVO-konform verarbeitet und verschlüsselt gespeichert. Wir setzen auf Deutsche Server und höchste Sicherheitsstandards. Unsere Server sitzen in Frankfurt am Main, Deutschland.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Einrichtung ist in wenigen Minuten erledigt. Wir helfen Ihnen bei einer kurzen Bestandsaufnahme, was der KI-Call Agent übernehmen soll, und dann richten Sie einfach die Anrufweiterleitung in Ihrer Telefonanlage ein – fertig!
Wie viel kostet der KI-Call Agent?
Die Kosten hängen vom Funktionsumfang und der Anzahl der Anrufe ab. Wir bieten flexible Pakete, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind. Die Grundpreise entnehmen Sie bitte der Preisübersicht. Für individuelle Lösungen kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Angebot!
Kann ich den KI-Call Agent testen, bevor ich mich entscheide?
Ja! Sie können unseren Service kostenlos und unverbindlich für 7 Tage testen, um sich selbst von den Vorteilen zu überzeugen. Buchen Sie einfach eine Demo oder starten Sie eine Testphase ohne Verpflichtungen.
In welchen Branchen kann der KI-Call Agent eingesetzt werden?
Der KI-Call Agent eignet sich für fast alle Branchen, in denen telefonische Kundenanfragen eine Rolle spielen, darunter:
✔ Handwerksbetriebe (SHK, Elektriker, Tischler, Maler, etc.)
✔ Industrieunternehmen & Produktionsbetriebe
✔ Kfz-Werkstätten & Autohäuser
✔ Ärzte, Physiotherapeuten & Apotheken
✔ Immobilienmakler & Hausverwaltungen
✔ Hotels, Restaurants & Gastronomie
✔ Online-Shops & E-Commerce
✔ Notdienste & Support-Teams
Falls Ihre Branche nicht dabei ist, sprechen Sie uns einfach an – wir finden eine Lösung!
Kann der KI-Call Agent auch Outbound-Anrufe tätigen?
Ja, HelloHeidi kann auch Outbound Calls durchführen – z. B. zur Qualifizierung von Kontakten, für Rückrufe oder Terminbestätigungen.
Wir funktioniert die Testphase?
Tragen SIe sich einfach in unserem Kontaktformular ein. Einer unserer Experten richtet mit ihnen gemeinsam Ihre Testversion ein und Sie können Heidi kostenlos für 7 Tage ausprobieren.
Was passiert, wenn mehrere Anrufe gleichzeitig eingehen?
Der KI-Call Agent kann beliebig viele Anrufe gleichzeitig entgegennehmen. Während herkömmliche Telefonleitungen oft überlastet sind, sorgt unser System dafür, dass kein Kunde in einer Warteschleife hängen bleibt.
Wie kann ich starten?
Ganz einfach! Füllen Sie unser Kontaktformular aus oder buchen Sie direkt eine Demo. Wir richten den KI-Call Agent schnell und unkompliziert für Sie ein. Sie können die ersten 7 Tage kostenlos testen.
Jetzt 7 Tage kostenlos testen
Verpassen Sie keinen wichtigen Anruf mehr! Mit unserem KI-Call Agent bleiben Sie jederzeit erreichbar – auch wenn Sie gerade im Termin, auf der Baustelle oder mit anderen Aufgaben beschäftigt sind. Keine verpassten Kundenanfragen, keine überlasteten Mitarbeiter, keine komplizierten Prozesse.
Unser System nimmt Anrufe entgegen, beantwortet häufige Fragen, erstellt Rückrufbitten und leitet wichtige Informationen direkt an Ihr Team weiter. So wissen Sie immer, worum es geht – und können zurückrufen, wenn es passt.
Die Einrichtung ist denkbar einfach: Eine kurze Bestandsaufnahme, welche Aufgaben die KI übernehmen soll, und dann wird Ihr Telefon einfach weitergeleitet. Keine aufwendige Software, kein zusätzlicher Aufwand – alles bleibt, wie es ist, nur effizienter.
🔹 Testen Sie den KI-Call Agent jetzt kostenlos und erleben Sie den Unterschied!
