1. Datenschutz auf einen Blick Allgemeine Hinweise Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen oder unsere Dienstleistungen (KI-Telefonassistenz) nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie den nachstehenden Abschnitten dieser Datenschutzerklärung. 2. Verantwortliche Stelle Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Rahmen der Dienstleistungen ist: HalloHeidi.de – eine Marke der Nowag & Wirth GmbH & Co. KG Bäckerstraße 2 40213 Düsseldorf E-Mail: info@halloheidi.de Vertreten durch die Geschäftsführer: GoodDoor GmbH, vertreten durch die Geschäftsführer Daniel Nowag und Johannes Wirth 3. Datenerfassung auf unserer Website Wie erfassen wir Ihre Daten? Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen (z. B. über Kontaktformulare oder bei Registrierung im Kundenportal). Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst (z. B. Browser, Betriebssystem, Uhrzeit). Wofür nutzen wir Ihre Daten? Ein Teil der Daten wird zur fehlerfreien Bereitstellung der Website benötigt, andere Daten zur Bearbeitung von Kundenanfragen, zur Terminorganisation oder zur Nutzung unserer KI-Telefonassistenz. 4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der DSGVO: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – auf Basis Ihrer Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – zur Wahrung berechtigter Interessen (z. B. technischer Betrieb der Website) 5. Datenerfassung im Rahmen der KI-Telefonassistenz Zweck der Verarbeitung Wenn Sie unsere KI-Telefonassistenz nutzen oder durch diese kontaktiert werden, verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Abwicklung von Anrufen, Terminvereinbarungen und Kontaktanfragen. Verarbeitet werden dabei insbesondere: Name, Telefonnummer, Anliegen, Gesprächsnotizen E-Mail-Adresse und Terminwünsche CRM-Daten (Kontaktinformationen, Gesprächsverlauf) Rechtsgrundlage Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kundenkommunikation). 6. Registrierung im Kundenportal Zur Nutzung des Kundenportals verarbeiten wir folgende Daten: Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse Vertrags- und Zugangsdaten Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags). Daten werden mit Beendigung des Vertragsverhältnisses gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. 7. Kontaktformulare und E-Mail-Anfragen Wenn Sie uns per Formular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden Ihre Angaben inklusive Kontaktdaten zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). 8. Nutzung externer Dienste und Auftragsverarbeiter Zur Bereitstellung unserer Leistungen setzen wir verschiedene Subdienstleister ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO bestehen. Dienstleister Sitz / Serverstandort / Zweck Onepage GmbH / Deutschland / Hosting und Bereitstellung unserer Website und Landingpages Google Ireland Ltd. (Google Workspace, Forms, Drive, Sheets) / EU, ggf. USA / Speicherung und Verarbeitung von Formular- und Kundendaten Perspective Software GmbH / Deutschland / Lead-Generierung über Funnels Lovable / Supabase / EU / Hosting und Betrieb des Kundenportals n8n GmbH / Frankfurt (Deutschland) / Automatisierte Verarbeitung von Anfragen, CRM-Integration fonio GmbH / Düsseldorf (Deutschland) / Bereitstellung der Telefonieplattform für die KI-Telefonassistenz Cal.com Inc. / EU / USA / Bereitstellung des Kalendersystems für Terminvereinbarungen Stripe Payments Europe Ltd. / Irland / Zahlungsabwicklung Meta Platforms Ireland Ltd. Irland / USA / Ausspielung von Werbeanzeigen über Facebook & Instagram (Drittlandübermittlung mit Standardvertragsklauseln) Mit allen genannten Dienstleistern wurden Datenschutzvereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. 9. Analyse-Tools und Cookies Unsere Website verwendet Cookies, um die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten. Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert. Tracking- oder Marketing-Cookies werden nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) gesetzt. 10. Speicherdauer Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten ablaufen. Anruf- und Kommunikationsdaten aus der KI-Telefonassistenz werden spätestens 12 Monate nach Vertragsende gelöscht, sofern keine andere Vereinbarung getroffen wurde. 11. Ihre Rechte Sie haben jederzeit das Recht auf: Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO) Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO) Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO) Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: 📧 info@halloheidi.de 12. Sicherheit und Verschlüsselung Unsere Website und alle verbundenen Systeme nutzen SSL-/TLS-Verschlüsselung, um Ihre Daten bei der Übertragung zu schützen. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am Schloss-Symbol in der Browserzeile. 13. Beschwerderecht Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de 14. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Oktober 2025. Durch die Weiterentwicklung unserer Website oder gesetzliche Änderungen kann eine Anpassung erforderlich werden. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf unserer Website unter https://halloheidi.de/datenschutz . 📎 Hinweis: Diese Datenschutzerklärung gilt sowohl für: den öffentlichen Webauftritt (halloheidi.de / Onepage), als auch für die Nutzung der KI-Telefonassistenz, das Kundenportal und die Zahlungsabwicklung über Stripe.